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简报讲师教你:想做好一场简报 这4个简单秘诀一定要知道

接获简报任务时,你把心力和时间都用在哪里?

曾为超过200家上市公司担任简报讲师的伯克企管总经理王永福说,除了专注于内容的构思与投影片制作之外,千万别忽略了“上台前的准备”,否则将使得简报效果大打折扣。他依据多年经验,提出事前练习的祕诀:

祕诀1:熟记投影片顺序

苹果(Apple)创办人史蒂夫·贾伯斯(Steve Jobs)以精彩简报闻名于世,他的投影片总是配合他生动自然的说明,在恰好的时间点上出现。“要有这样的表现,一定得把投影片顺序全部记住才有可能。”如果盯着萤幕等待下一张投影片出现,绝不可能营造出这种效果。

而要记住每一张投影片的顺序,没有想像中的困难。王永福说,一般上台简报的投影片大概是二、三十张,可以区分为“开场”“3个重点”“结尾”等段落,每一段落约四、五张投影片,透过“先记段落,再记细节”,就可以大致掌握投影片出现的时机。他自己就曾经用这个方法,一次记住180张投影片,整场演讲中完全不用回头看。

祕诀2:演练时大声说出来

“记忆是一回事,实际说出来又是一回事!”只在心中默念演练绝对不够,唯有大声念出来,才能发现语意不顺的地方。不过,大声演练不是背稿,而是记住投影片顺序,然后配合著把话说出来,就算每次讲的话不尽相同也无妨,多练几次,就会发现自己愈讲愈顺。

祕诀3:控制好时间

再好的内容,没时间讲完也是枉然。演练时,最好打开计时器,确认每个段落的时间分配是否恰当。第一次练习时,通常都会超时,就可以再思考哪些部分可以删除或应该更深入,重新检视每个段落内容与时间配置,反覆调整,就能让自己更稳更有信心。

祕诀4:请朋友给意见

自己练习往往有盲点,所以最好能请朋友或同事,以一般听众的角度,针对你的演练给予回馈,帮你分析哪里讲不好、哪里内容太深。透过旁观者的角度,往往能得到意想不到的启发。

阿波罗网责任编辑:宋云 来源:经理人 转载请注明作者、出处並保持完整。

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