打印版

Communication tip

Checklist for Clear WritingClearly written letters, memos and reports make a positive impact on the recipient. Writing that is so clear it can’t be misunderstood brings the desired response, saves time and increases productivity. 

Here is a handy checklist to ensure that your next email or document is as effective as it can be:

Is it to the point? 
Is your most important point obvious? 
Have you used simple language? 
Will your reader understand? 
Is it brief? 
Have you used the right tone? 
Have you eliminated unnecessary jargon? 
Do your sentences average 15 words? 
Are your paragraphs short? 
Are the spelling and punctuation correct? 
Will your reader know what to do next?

Word/phrase

Throw in the towelGive up doing something; quit.

e.g. "Toshiba has decided to throw in the towel and hand victory to arch-rival Sony in the high definition DVD format war."



Commonly confused

a/anMany of us remember being taught to use the article "an" before a vowel (a, e, i, o, u). This rule is probably based on making the language sound pleasant when it is spoken. We don’t like the sound of a apple, a ice cream, a operator. Instead, we prefer an apple, an ice cream, an operator.

But the rule we remember is not quite right. The correct rule is to use "an" before a vowel SOUND. For example, we say "an unidentified object" because the "u" in "unidentified" has a vowel sound. Yet we say "a useful idea" because the "u" in "useful" has the sound of "y" rather than the sound of "u."

"U" and "o" often have the sounds of "y" and "w." Those are not vowel SOUNDS, so they don’t take "an." For example, an open door (the "o" has a vowel sound), but a one-hour seminar (the "o" has a "w" sound).

When an "h" is silent, it usually gives us the sound of the vowel that follows. For example, an hourly wage (the "h" is silent), but a humorous situation (the "h" is not silent).

We also use "an" before abbreviations that start with vowel sounds: an MD, an SUV, an RN. If we spell the word, we follow the conventions of a/an. So we say an MD, but a medical doctor.



Do you know about

Spanish languageSpanish language is originally from the northern area of Spain and has its root in Latin. Spanish is the second most widely spoken language in the United States and the most popular studied foreign language in U.S. schools and universities by a considerable margin. Mexico has the world’s largest Spanish-speaking population.

In the United States, 44.3 million people were of Hispanic heritage according to the 2006 census. 34 million people or 12.2% of the whole population aged 5 years or older speak Spanish at home. The Spanish language has a long history in the United States because many states in the South contain land that used to be part of Mexico or other Spanish colonies. 

Though the United States has no formally designated "official languages", Spanish is formally recognized at the state level, alongside English, in the U.S. state of New Mexico. In total, the U.S. contains the world’s fifth-largest Spanish speaking population.

Few commonly used Spanish greetings/phrases: