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常见的6种简报错误 你也犯了吗?

(图片来源:geralt)

每到使用PPT做简报演说时,一站上台便双脚发抖,脑筋空白,原本想偷瞄简报看能不能稍微记起来自己要报告的内容,却发现这么做还是无法立刻想起,导致心情越来越紧张,脑筋也瞬间无法思考,站在台上就像个迷了路不知所措的孩子,真是糗翻天!

会导致这样的结果,除了过度紧张以外,很有可能是你的事前作业–简报出了某些差错,才会导致它不但无法辅助你的演说,还成为你的绊脚石。许多人制作PPT时,并未正确掌握制作眉角,才无法让简报替演说带来正面效益。

根据调查结果显示,以下六项就是多数人最常在制作简报时犯下的错误:

1.字体过小

观众想要进入状况,一定会边看你身后的简报,边听你讲述。但如果字体过小,不仅观众无法透过简报了解你的演说内容,当你想看着剪报回想自己准备的内容时,也容易因为看不清而乱了阵脚,当然容易毁了准备已久的演说啰!

那么简报上的字体究竟该设定多少?这并没有一个标准答案,一定要根据场地大小、观众人数来决定。字体大小一定要让坐在最后排的人也能清楚看见,才是正确的字型大小。

2.简报内容太多字

简报上的文字就是你演说内容的浓缩版,但许多人却误以为简报可当作讲稿使用,因此在制作时,就把所有想说的全打上去。但简报仅是演说的辅助工具而已,并不能当作提词机!

专家建议,每张简报中,每个概念若能浓缩成四个字阐述是最适合的长度,不仅排版干净,观众能够一目瞭然,当你真的忘词时,也能一看就抓到每个概念的重点,很快就能想起自己要说些什么。

3.未预留时间让观众阅读简报

心理学家表示,每个人接收讯息的习惯有所不同,有些人习惯用“听”的,有些人习惯用“看”的,也有许多人更习惯以触觉来接收资讯,但如果要一个人同时又听又看,却是非常困难的事,也就是说,在“一心二用”的情况下,很难让人完全吸收资讯。因此在简报演说中,尽量跟着简报内容进行,别总是不跟着简报内容,这样会让观众不知道究竟要听你讲,还是看着简报。除此之外,说到一个段落时,也别忘了预留一点时间,让观众好好的、专注的阅读你的PPT,确保他们能够掌握你想表达的内容。

4.放了未经授权的图片

每张图片都有其智慧财产权,若你的简报制作完成后会公开发表,就得先取得照片的使用权,别以为随便Google而来的图片就能任意发表或使用,这可是会不小心触法的行为哦!

5.多余的简报页面

许多人在制作简报的时候会刻意加上一些页面,在上面做些美编,让简报看起来较为精致,但根据专家表示,多数人对于简报会比较在意其中内容,若加入过多的美编页面或是装饰,不仅容易被忽略,还会显得简报又臭又长,很可能导致别人看到一半就不看了!

简报的长度应该以你的演说时间,以及演说主题去订定。制作简报之前,可先想想,这份简报的作用为何?想呈现怎么样的感觉?做完以后检查时,可根据每一页去思考如果没有这页,观众对这场演说的了解是否会受影响?多方思考后再重新调整简报较为适当。

6.未充分准备

虽然简报能够及时提醒你该说些什么,但千万不可将它当作主要功用!简报的主要作用是要让观众阅读,快速读过简报文字,更快掌握你在说什么。因此,上台前,本来就该做好充分准备,不该过度仰赖简报。

当你做足了准备,上台以后,你就可以任意掌控你的演说,不仅不必担心简报成为绊脚石,反而它能带给你更大的帮助呢!

阿波罗网责任编辑:宋云 来源:知识家 转载请注明作者、出处並保持完整。

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