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21条会议规则!

1.在安排会议之前,你要确定你们确实需要开会,是否可以通过10分钟的电话或电子邮件解决要讨论的问题。

2.每个会议都应该有一个目标:需要做一个决定或者完成某项工作。一些最新消息完全可以通过电子邮件发送。

3.会议不能超时。大多数计划要开一个小时的会议,一般也就需要二三十分钟,最多需要45分钟。

4.准时开始。不要等迟到的人,等待只会鼓励他们下一次继续迟到。

5.按时结束。这不仅体现了你尊重人们的时间,也提醒人们,你跟他们一样想开一个有效率的会议。

6.只邀请那些绝对需要参会的人。总的来说,开会的人越多,成果越少。

7.每次会议都应该提前做到分工明确。如果不是你负责,那就安排别人(一定要提前让人们知道自己的分工)。

8.开会前闲聊几分钟。我们是人,不是机器人,和同事之间建立和谐的关系有利于顺利开展工作。

9.如果你想让大家提前了解会议内容,至少提前3个小时把会议内容发送给参会者,提前一天更好。提前20分钟发送会议内容没有任何用处。

10.提前安排好会议地点,如果有必要,提前10分钟到达会场。寻找会场会浪费每个人的时间。

11.做好议程安排,会议一开始就把安排发给参会者(或者提前发给参会者),让每个人都能跟上会议节奏。

12.如果你希望参会者能够专心,不要一开始就把会议材料发给他们,翻看材料会让参会者分心。如果有书面材料要分享,可以用投影仪。

13.在会议期间不要看手机或查收电子邮件。每个人都会发觉你在做什么,他们也会做同样的事情。

14.在会议过程中想好后续安排。会议结束后,你应该把后续工作安排发给参会者。

15.一个没有具体负责人的项目是毫无价值的。在大多数情况下,还需要为项目设置一个最后期限。

16.如果有人说得太多,要打断他(态度要好)。同样,如果某人说话太少,试着让他多参与。

17.如果讨论偏离了主题,你要掌控讨论主题。简单地说一句‌‌“如果有必要,让我们再安排时间讨论,因为我们只剩下10分钟了‌‌”,就可以完美地把讨论引回主题。

18.如果会议超过一小时,则要安排休息时间,而且让与会者提前了解时间安排。如果他们知道可以在45钟后查看电子邮件,将有助于让他们现在集中注意力开会。

19.观察肢体语言。如果参会者感觉无聊、走神或者觉得浪费时间,你就能立刻感觉到。

20.如果有必要,安排一个人做记录,这样你就可以集中精力主持会议。

21.定期评估是否需要不断开会。如果需要,再看一下会议形式、时长以及与会者是否合适。如果不需要,就别开了。

即使你只是一个参会者,也应该做些准备,以便为会议提供一些有价值的想法。虽然你不必整个会议过程都带头发言,但仍需要花几分钟时间查看议程和必要的材料,提出自己的观点,并且将问题记下来。大家稍微准备一下就可以促成更富有成效的讨论,并且给团队的其他成员留下好印象。如果没有提前收到会议日程,请跟主办者要一份,你可以更好地准备一下。在某些情况下,你可能发现这个议题不需要自己参与,可以利用时间做点儿更有意义的事情。

阿波罗网责任编辑:宁成月 来源:warfalcon/《深度成长 转载请注明作者、出处並保持完整。

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