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快来看!视频会议礼仪七宗罪 你犯过几条?

视频会议应用程序发展成熟了不少,现在用户也该跟上这进度了。

最近一个季度,Zoom公司见证了每天在其平台上参会的人数从疫情前的1,000万人次飙升至3亿人次的峰值。盖洛普(Gallup)最近的一项民意调查显示,美国约有三分之二在家办公的人希望疫情限制解除后尽量还是能够远程工作。

因此,是时候认真对待视频会议了。不要再让宠物猫狗乱入,开会时自己上镜而不要只显示头像图片。进入远程会议,就应该像走进真正的会议室一样。以下是来自专业人士的一些建议。

1.迟到

迟到在视频会议中会很明显,浪费的是准时登录的同事们的时间。思科(Cisco)的一位营销人员建议,在Webex视频会议开始五分钟后锁定入口。Zoom的等候室功能允许主持人决定迟到者要等待多长时间才能进入会议。经验法则:没必要为迟到者重述之前的内容。

2.不开摄像头

在很多工作场所,人们已经不再接受用头像和图库照片替代真人出镜了。我们很难认真对待这些图片,而且大家都会想知道你在干什么。即使你很内向,即使你某天头发乱糟糟的,真人出镜都是很重要的,除非你有充分理由,比如病了,饿得要死,在Zoom上开了太多会导致肌肉痉挛等等。使用头像的人越来越多地被称为“潜伏者”。

3.乱动

不要走动。否则同事都不听你说话了,因为他们都在看你。如果你要换个地方,不要端起笔记本电脑就走,别人会感觉自己坐在一款疯狂的游乐设施上。暂时关一下视频,这样他们就不会看得头晕了。“我想,很多人心目中的在家办公是比如坐在泳池旁边接电话。”软件监控和可视化平台Grafana Labs的首席运营官道格·汉纳(Doug Hanna)说,“我通常呆在自己的办公房间里,全神贯注。我们非常认真地对待这件事。”

4.吃东西

视频通话时不要吃东西,尤其不要吃薯片。随着Zoom成为一种生活方式,越来越多的与会者会使用高保真耳机,而这会放大咀嚼的声音。“薯片嘎吱嘎吱的声音太恶心了。别吃了!”数字平台InspireHUB的视频制作总监萨曼莎·卡斯特罗(Samantha Castro)说道。她就职的这家软件公司创建了一个数字平台,允许客户构建内联网、外联网和其他应用程序。“如果你要吃东西,帮个忙把麦克风静音了。”她说,更好的办法是打个招呼离开下,吃完了再回来。

5.插话方式不对

传统社交观点认为不要打断别人。但这样一来,会议中声音最大的那个人想要哗众取宠就太容易了。通过发信息或举手来要求得到许可发言会很尴尬。成功的视频会议是要让所有与会者都忘记自己在远程开会,但上述举动会让这变得很难。老手就知道如何自然地在其中穿插对话。他们会预测并观察信号,取消静音表示“我要发言了”。一个好的会议主持人也是一个看门人,他会安排与会者加入对话,或者给他们抛出发言的机会。

6.不关门

ILLUSTRATION: MICHAEL BYERS; ANIMATION: KYLE KIM/WSJ

关掉手机。关闭通知推送和Twitter提醒。安顿好家人,不要让他们干扰到会议。在很多情况下,宠物和孩子已经不像疫情初期时那样是视频会议中可爱的干扰者了。没有人想听到背景里你的室友从洗碗机上拿碗碟的声音。当然,总会有例外。Gap公司的公关经理马克·斯奈德(Mark Snyder)表示,他们的公司文化允许在视频会议开始时进行“一些非正式的签到和闲聊”,他表示,运气好的话,有些同事还会给大家秀他们的狗,或是能看到有只活泼的猫乱入Zoom会议。”

7.一心多用

ILLUSTRATION: MICHAEL BYERS; ANIMATION: KYLE KIM/WSJ

人总是会忍不住想要一心多用,但这么做真的很明显。InspireHUB是一家成立7年、一直全远程运营的公司,每次会议开始时,公司会要求所有人关闭屏幕上的其他窗口,专心开会。Workday是一家提供财务和人力资源企业云应用程序的公司,该公司首席人力官阿什利·戈德史密斯(Ashley Goldsmith)表示,公司要求员工在会议上全神贯注。“这符合我们的信念,请你来开会是来发挥作用的。”

责任编辑: 夏雨荷   来源:华尔街日报 转载请注明作者、出处並保持完整。

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