电脑档案文件或E-Mail，常因个人疏懒或管理不当，致使将来找资料时，往往要花费N倍的时间。《经理人月刊》建议平时若做好档案命名、目录分类…等基础管理工作，日后需要调用时，搜寻起来自然迅速且有效率，以下是《经理人月刊》所整理的超好用5招数位资料整理术。
第1招：档案命名要有一定规则
良好档案的命名规则，是数位资料管理的第一步，因为这决定了资料要如何归档，以及搜寻的方便与否，其中关键就是档案的命名要有固定的逻辑、规则，例如“对象＋产品事件＋资料型态＋时间”就是一种命名方式，依据这样的规则，就可以把档案命名为“日本_XX客户__XX产品_宣传照片_150603、基层干部_教育训练_授课简报_150810”等类似的格式。
档案命名主要是根据个人的习惯和工作内容来建立自己的命名逻辑。不过最好在一开始就能确立命名的逻辑和规则，同时将其列成表单，用过的命名关键字就放在表单里，让自己可以随时参考。这个基本动作如果先做好，之后无论要把资料存进去或找出来，都不容易乱掉。
第2招：先定树状架构，辅以网状思维
一般来讲，在进数位行资料管理时可以先用树状概念来建立自己的文件管理架构。例如在公司业务这个主资料夹下，可以分成人事部、行销部、销售部等子资料夹，这些子资料夹下面再细分出不同员工使用的资料夹。要注意同一层必须是同一个逻辑，不能在部门这一层突然出现一个企画类的资料夹，否则就会乱掉。
各层的归档逻辑可以依个人的喜好、习惯来拟定，如果没有特殊的考量，用工作来分是最简单的分类原则，因为比较容易判断和联想。此外不要分太多层，一般来讲4~5层、80~100个资料夹，对一般人来讲已经绰绰有余，把层次搞得太复杂反而难以管理。
有时候不同资料夹的内容，可能会有重叠的状况，此时可以进一步利用“网状思维”来因应。例如在“教育训练”这一项里头原本就有一个“知识管理”资料夹，但是如果觉得“行销”这一项也需要包括知识管理的资料，其实不需要再建一个一模一样的资料夹，而是可以建立一个知识管理资料夹的捷径放在里头，需要的时候就可以透过捷径直接连结到过去。这可以很轻松地让有关连的资料形成一个资料网，而不用大费周章。
第3招：网页和电子邮件也要分层管理
树状分层管理资料的概念，也可以用在网页和电子邮件的整理上。像网路浏览器的“我的最爱”，如果能够透过“组织我的最爱”这项功能，设定不同的主题或工作项目，将网页连结归入各自的资料夹，检索上就更加容易。
此外，电子邮件本身也可以分层管理，将信件依主题，收到不同的信件匣里头，比如像是“Business、Personal、Reference、 Others”等信件匣。此时我们可以利用“邮件规则”的设定功能，设定条件和对应动作，建立属于自己的收发邮件规则，就可以自动把不同性质的信分到事先设定好的信件匣里，这样可以很方便地对信件的处理做判断，跟工作业务有关的信件匣有信进来就马上打开来看、迅速回应，其他信件匣的信则可以等有空时再浏览，就不会浪费时间了。
第4招：通讯录要建立完整资料和关键字
一般人常用Outlook来储存个人通讯录，但是如果只是单纯记下姓名、电话和电子邮件信箱是不够的，因为这样只能靠姓名来查询，无法发挥进一步的运用价值。所以在建立通讯录资料时，除了姓名电话之外，最好能把公司、职称、商务地址、住家地址、生日甚至昵称等等都建进去，并且顺便记下自己对对方的印象，以及相关的关键字(例如“收藏手表”“住过上海”“会设计网站”等等)，没有适当对应位置的就输入在记事栏，如此的通讯录资料才算完整。
在通讯录输入完整的资料并建立关键字，可以让人脉发挥意想不到的效能。比如说，如果需要找一个住在高雄、懂得XX技术的人，只要在搜寻时键入关键字，就可以马上确认有无这样的人，并且可以一次就全部找出来，将可大大提升工作的效率。
第5招：硬碟是清理和备份的好工具
比起磁碟片、光碟片，硬碟的容量庞大，价格也颇为便宜，更适合做为清理电脑资料和进行备份存档的主要工具。
一个100G的硬碟，要储存7~8年的资料绝对没问题。所以不妨准备一颗大容量的硬碟，每隔一年左右就把工作电脑里的所有资料整个复制到硬碟里并建个索引做备份。
再把工作电脑里头的资料重新整理，把已经不会用到的文件通通砍掉，就可以让电脑马上“瘦身”，大大提升电脑的使用效率。而且因为已经有了备份，所以也不用担心砍错，真的有需要再从硬碟找就可以了。
如果担心万一硬碟出了什么问题，可以再准备第二颗硬碟做备份，放在另一个地方，这样就等于把资料的储存分成行动资料库(目前需要使用的)、基地资料库(负责备份工作资料)，以及备份资料库(负责备份从以前到现在的所有资料)，这样就万无一失了。
数位资料整理的4个基本原则
杨舜仁指出，无论是何种形式的数位资料，在整理和管理上都需要把握4个基本原则：
1.集中：
数位资料整理要有建立“中央资料库”的概念，也就是把所有同性质的资料都放在同一个地方，例如文件存在同一个空间、通讯录存在同一个空间、软体存在同一个空间。如果其他地方有需要，例如PDA上面需要建通讯录，只要再从通讯录的中央资料库复制就可以了。这样搜寻简单，要修改或备份也容易。
2.单一：
一份资料只要建一笔就够了，不要有一堆不同的版本，这样还要花很多时间去搞清楚哪个版本是最新的。除了做备份之外，也要避免把同一个档案复制好几份放在不同的地方，这样万一要修改这个档案，就要把其他档案也找出来修改，徒然浪费时间。
3.整合：
有些时候，资料的建档也要考虑整合性。比如说像电话号码如果只建8码，这样电话号码资料如果移到手机上就没办法直接拨出。应该要在一开始输入号码时，就把前面的区码也建进去，这样要整合到其他介面使用时就很容易。
4.预防：
数位资料要特别注意安全问题，所以所有的重要资料都要定期做备份，例如放在公司伺服器的网路硬碟里，而且一个月review一次。此外，包括文件、多媒体档案、电子邮件、备忘资料，甚至像我的最爱这些网页资料，都要备份起来以防万一，避免要重新找资料的困扰。
补充.1：提高工作效率的7大守则
在工作或生活中，对烦杂的事物，想要有所改变的时候，最重要的是“心态”，也就是要“下定决心”。不要认为这是义务或是感到焦虑，而是把它当做“自己想做，所以去做”的事，那么便能开心地朝目标迈进。不要想得太严肃，找出尝试新事物的乐趣，这样应该就能有愉快的新发现。
在《史上最强整理术》一书中，设定了最实际的目标，介绍“七大守则”，让读者确定自己该进行的整理术。在每一个章节，讲解一个方法，并且叙述执行架构或具体方法。一起来看看“七大守则”是什么…
守则.1、掌握文件存放位置的习惯术：先不管好不好看，要能一拿就到手
守则.2、将新文件确实分类的习惯术：真正该优先的是效率，重要度低的工作优先处理
守则.3、每天进行管理与检查的习惯术：“等有时间再来…”，就一辈子都做不完了
守则.4、适时丢弃不需要物品的习惯术：派不上用场的东西，最后就只是被遗忘而已
守则.5、整顿脑中资讯的习惯术：平时就整理重点、强化记忆，届时才能活用资讯
守则.6、整理资讯来产生创意的习惯术：整理是为了提高产能，达成更具创造性的活动
守则.7、轻松整理电脑档案的习惯术：把纸本文件的分类法，应用在电脑上、并进阶整合
“七大守则”的用意，是不要被资讯的漩涡吞没、不要被时间追着跑、不要过着消耗殆尽的生活，而是根据自己的管理机制，自主掌控一切资料与讯息。
补充.2：档案管理实务3招改善搜寻乱象
一、档案命名原则
*.善用字元排序命名：如数字、英文、中文、特殊字元…
*.善用英数字及区隔：如“a01_日期_地点_作者_标题”…
*.档命不要有空格：空格会造成日后搜寻难度，建议可用“_”取代“空格”。
*.考虑扩充性及永久性：如“01、02、…”会比“1、2、…”更具可扩充性。
*.Office文件命名：档名切勿过长、不要用预设名称存档(没意义，且档明皆同)，应改以“关键字”加上述原则命名，以免日后搜寻困扰。
*.相片与影片命名：可直接以拍摄地点、日期、活动、人物命名，如“20140928_花莲_太鲁阁_家庭聚餐…”
二、资料夹分类原则
1.以日期分类：如“201502_台中灯会、150721_高雄2日游、…”
2.以主题分类：如“相片、音乐、Office文件分类、…”
3.善用英数字及区隔：如“a1_周报、a2_月报、…”
三、档案总管检视技巧
1.目录内之“多媒体类”档案数量较大时，可切换为“缩图”检视，可预览图片或多媒体内容。
2.目录内之“非多媒体类”档案数量较大时，可切换为“清单”或“详细资料”检视，如此档名排列较为整齐且容易检视。
3.“详细资料”检视可依“名称、大小、类型、修改日期、建立日期…”等切换不同类别排序检视。
4.不隐藏副档名设定：建议设定不要隐藏副档名，比较容易判断各类资料的属性，设定方式：资料夹选项->隐藏已知档案类型->取消勾选
5.“档案搜寻”：开始(左下角)->开始搜寻栏位输入关键字->搜寻、进阶搜寻…
