电子邮件已经是商务办公不可或缺的一环，小到确认工作行程、商务会议时间，同仁间的互动，大到企划案的讨论、草(合)约的传送、确认，都用得上电子邮件。
不少上班族知道，公务往来的电子邮件必须备份，以防工作出现纠纷时，责任归属釐清出现问题，避免自己被栽赃陷害，承担不属于自己的责任/错误。
不过，比较少人知道的是，电子邮件即便从自己的信箱删掉了，也还是救得回来。此外，公司管理高层能够直接查阅公司所有同仁的电子邮件。也就是说，只要是在上班时间利用公司电脑发送的电子邮件，无论是否已经被你删除，无论你是否愿意被公司知道，公司都有办法调阅。
公司之所以这么做，自然是为了防范商业间谍，还有员工背叛。毕竟，公司无法保证所有员工都没有问题，为了防范于未然，只好先发制人。要记得，公司给你的电子邮件帐号其实是公司的财产，他只是暂时授予员工使用，那不是私人财产，也没有你所想像的安全。
此外，在职场上如果工作出了问题，公司很可能以此为据，追究责任，甚至不惜歪曲信件的原意。
电子邮件虽然便利，但其实也有相当的局限。由于只能透过文字表达，缺乏说话者的语调声音，又没有身体语言的辅佐，如果用字遣词不够谨慎，很可能让人误解。许多人一定都有过这样的经验，一封原本是好意的电子邮件最后却被解读成恶意，且招徕尖酸刻薄的批评。
不要在上班时间使用公司的电子邮件传递私人信件。所有传送出去的信件，一定都要能传送备份给直属主管或相关的同仁(保持公开)，谨记一个原则，那就是你写出去的邮件，不会害怕任何人传阅，千万不要写怕某人看到的信(莫非定律：你不想让某人看到，某人就一定会看到)。
凡走过必留下痕迹，你写过的电子邮件也将永远存在。不要在能够留下确切证据的电子邮件中发表消极或攻击公司/同仁/主管/厂商的言论，否则出了问题，受伤的恐怕是你，而电子邮件将成为无法辩驳清白的证据。
