还没有进到沟通正题,商业email从打招呼开始,就可以看出你够不够专业。以下这几种打招呼的方式都有错,你知道错在哪里吗?
Hi Mike!
信件一开始就来个惊叹号,这样的招呼就像大声吼,商业信件这样写太随便了。
Hi, Dear,
连名字都不写,感觉你不太在意谁收到信。
Hey,
Hi there,
装熟,不专业,商业沟通不合适,但用在很熟的朋友上可以。
Hi, Mike
打招呼和名字要一气呵成,不要分开,中间不需要有逗号。
在商业email往来中常见的正确招呼语有以下这几种:
Hi Mike,
Hello Mike,
Morning Team,
Hi All,
注意,这些招呼语里,只有一个逗号,而且逗号都放在最后。有没有注意到All和Team的第一个字母都大写?这是表达敬意。假如可以,把对方名字放在招呼语里更好;收件对象超过一个人,中间用一个斜线隔开,显得专业有效率,至于名字的排序,老外并不太在意:
Hi Mike/Ben,
人看到自己的名字在email上,就会多几分留意。
相较于商业email,商业书信以纸本居多,格式比较严谨,书信开头,一般都用Dear。
例如:
Dear Mike,
一般用法是在Dear后面加上名字,然后逗点。
Dear Mr.(Mike) Johnson:
很正式的信函,可以在Dear后面加上姓名,或只用姓,然后接冒号。
如果不知道对方的名字,以往美国人多用To Whom It May Concern,英国人爱用Dear Sir/Madam,但这两种用法现都不流行了,它们听起来就像中文信里的“敬启者”,既制式又老套。假如不知道对方名字,也尽可能用对方职称,例如:
Dear Hiring Manager,
Dear Purchasing Manager,
商业email比正式的商业信函多了一份轻松,少见Dear开头,但如果是要给客户,希望他觉得你很正式,其实还是可以用。