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绝对用得到6个Excel小诀窍 让报表更专业

想让老板另眼相看,只有速度还不够!最标准的报表,是资料整整齐齐排列,让老板可以一眼看出“重点在哪里”。这时候,你需要这6个美化报表的技巧:

1.跨栏置中:帮表格内容群组化,横跨储存格设定分类

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跨栏置中能让你跳出储存格的限制来整理资料内容。像是这张杂志刊登价格表,就可以选择A2到A6的储存格,再点选“常用”索引标签里、“对齐方式”的“跨栏置中”,让“杂志内页”的分类置于第2列到第6列中间,让人一眼看清楚这些内容是同一个群组。

2.自动换列:文字资料太长,就让它折行才看得见

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Excel预设所有内容都以一列的方式呈现,当某一储存格里的内容超出视窗大小,就必须调动卷轴才能看见所有的内容,不如派出“常用”索引标签里、“对齐方式”的“自动换列”让资料可以“折行”,在一个画面里完整呈现。

3.统一栏宽、列高:让储存格大小一致,看起来更顺眼

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要让表格看起来更整齐,就把栏宽和列高调成一致大小。范例中“自然科学”的栏位字数较多,Excel会以较大的栏宽呈现,只要全选所有想调整栏宽的栏位,并将滑鼠移到B栏与C栏分隔处,等出现栏位调整的符号后按下滑鼠往右轻拉,栏宽就统一了!

4.栏列互换:想调整栏列不用重新输入,只要复制后转置贴上

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输入资料后,却发现应该将栏位和列位的内容对调才好阅读,只能摸摸鼻子重新输入。Excel有内建栏列互换的功能,像范例表中的业绩报表,如果要改为业务单位为栏、月份为列,只要先以Ctrl+C复制整个表格,选择“常用”索引标签里、“贴上”中的“转置”即可。

5.储存格视觉化:增加颜色和图示,更快掌握资料重点

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你预先知道主管买机票的预算只有2万5000元,那就请Excel把在预算内的储存格标上颜色。全选“总价”这栏的资料,再选“常用”索引标签的“样式→设定格式化的条件→醒目提醒储存格规则→小于…”,设定小于25000元的储存格标为红色,马上看出符合预算的机票。

6.一秒把表格变图表:按下F11,数字转化成资讯图表

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只放一堆数字的表格,看起来就很普通,如果制作成资讯图表感觉更专业。要把表格图表化,最快的方法是全选资料、按下“F11”,Excel就会变出一张对应的图表给你啰。不过目前快速键预设的是建立直条图,假如需要其他的图表,就要再自己修改图表类型。

14个最常用的Excel快速键,快点记起来

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阿波罗网责任编辑:宋云 来源:数位时代 转载请注明作者、出处並保持完整。

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