电脑档案文件或E-Mail，常因个人疏懒或管理不当，致使将来找资料时，往往要花费N倍的时间。《经理人月刊》建议平时若做好档案命名、目录分类…等基础管理工作，日后需要调用时，搜寻起来自然迅速且有效率，以下是《经理人月刊》所整理的超好用5招数位资料整理术。
第1招：档案命名要有一定规则
良好档案的命名规则，是数位资料管理的第一步，因为这决定了资料要如何归档，以及搜寻的方便与否，其中关键就是档案的命名要有固定的逻辑、规则，例如“对象＋产品事件＋资料型态＋时间”就是一种命名方式，依据这样的规则，就可以把档案命名为“日本_XX客户__XX产品_宣传照片_150603、基层干部_教育训练_授课简报_150810”等类似的格式。
档案命名主要是根据个人的习惯和工作内容来建立自己的命名逻辑。不过最好在一开始就能确立命名的逻辑和规则，同时将其列成表单，用过的命名关键字就放在表单里，让自己可以随时参考。这个基本动作如果先做好，之后无论要把资料存进去或找出来，都不容易乱掉。
第2招：先定树状架构，辅以网状思维
一般来讲，在进数位行资料管理时可以先用树状概念来建立自己的文件管理架构。例如在公司业务这个主资料夹下，可以分成人事部、行销部、销售部等子资料夹，这些子资料夹下面再细分出不同员工使用的资料夹。要注意同一层必须是同一个逻辑，不能在部门这一层突然出现一个企画类的资料夹，否则就会乱掉。
各层的归档逻辑可以依个人的喜好、习惯来拟定，如果没有特殊的考量，用工作来分是最简单的分类原则，因为比较容易判断和联想。此外不要分太多层，一般来讲4~5层、80~100个资料夹，对一般人来讲已经绰绰有余，把层次搞得太复杂反而难以管理。
有时候不同资料夹的内容，可能会有重叠的状况，此时可以进一步利用“网状思维”来因应。例如在“教育训练”这一项里头原本就有一个“知识管理”资料夹，但是如果觉得“行销”这一项也需要包括知识管理的资料，其实不需要再建一个一模一样的资料夹，而是可以建立一个知识管理资料夹的捷径放在里头，需要的时候就可以透过捷径直接连结到过去。这可以很轻松地让有关连的资料形成一个资料网，而不用大费周章。
第3招：网页和电子邮件也要分层管理
树状分层管理资料的概念，也可以用在网页和电子邮件的整理上。像网路浏览器的“我的最爱”，如果能够透过“组织我的最爱”这项功能，设定不同的主题或工作项目，将网页连结归入各自的资料夹，检索上就更加容易。
此外，电子邮件本身也可以分层管理，将信件依主题，收到不同的信件匣里头，比如像是“Business、Personal、Reference、 Others”等信件匣。此时我们可以利用“邮件规则”的设定功能，设定条件和对应动作，建立属于自己的收发邮件规则，就可以自动把不同性质的信分到事先设定好的信件匣里，这样可以很方便地对信件的处理做判断，跟工作业务有关的信件匣有信进来就马上打开来看、迅速回应，其他信件匣的信则可以等有空时再浏览，就不会浪费时间了。
第4招：通讯录要建立完整资料和关键字
一般人常用Outlook来储存个人通讯录，但是如果只是单纯记下姓名、电话和电子邮件信箱是不够的，因为这样只能靠姓名来查询，无法发挥进一步的运用价值。所以在建立通讯录资料时，除了姓名电话之外，最好能把公司、职称、商务地址、住家地址、生日甚至昵称等等都建进去，并且顺便记下自己对对方的印象，以及相关的关键字(例如“收藏手表”“住过上海”“会设计网站”等等)，没有适当对应位置的就输入在记事栏，如此的通讯录资料才算完整。
在通讯录输入完整的资料并建立关键字，可以让人脉发挥意想不到的效能。比如说，如果需要找一个住在高雄、懂得XX技术的人，只要在搜寻时键入关键字，就可以马上确认有无这样的人，并且可以一次就全部找出来，将可大大提升工作的效率。
第5招：硬碟是清理和备份的好工具
比起磁碟片、光碟片，硬碟的容量庞大，价格也颇为便宜，更适合做为清理电脑资料和进行备份存档的主要工具。
一个100G的硬碟，要储存7~8年的资料绝对没问题。所以不妨准备一颗大容量的硬碟，每隔一年左右就把工作电脑里的所有资料整个复制到硬碟里并建个索引做备份。
再把工作电脑里头的资料重新整理，把已经不会用到的文件通通砍掉，就可以让电脑马上“瘦身”，大大提升电脑的使用效率。而且因为已经有了备份，所以也不用担心砍错，真的有需要再从硬碟找就可以了。
如果担心万一硬碟出了什么问题，可以再准备第二颗硬碟做备份，放在另一个地方，这样就等于把资料的储存分成行动资料库(目前需要使用的)、基地资料库(负责备份工作资料)，以及备份资料库(负责备份从以前到现在的所有资料)，这样就万无一失了。
