数位资料整理的4个基本原则
杨舜仁指出，无论是何种形式的数位资料，在整理和管理上都需要把握4个基本原则：
1.集中：
数位资料整理要有建立“中央资料库”的概念，也就是把所有同性质的资料都放在同一个地方，例如文件存在同一个空间、通讯录存在同一个空间、软体存在同一个空间。如果其他地方有需要，例如PDA上面需要建通讯录，只要再从通讯录的中央资料库复制就可以了。这样搜寻简单，要修改或备份也容易。
2.单一：
一份资料只要建一笔就够了，不要有一堆不同的版本，这样还要花很多时间去搞清楚哪个版本是最新的。除了做备份之外，也要避免把同一个档案复制好几份放在不同的地方，这样万一要修改这个档案，就要把其他档案也找出来修改，徒然浪费时间。
3.整合：
有些时候，资料的建档也要考虑整合性。比如说像电话号码如果只建8码，这样电话号码资料如果移到手机上就没办法直接拨出。应该要在一开始输入号码时，就把前面的区码也建进去，这样要整合到其他介面使用时就很容易。
4.预防：
数位资料要特别注意安全问题，所以所有的重要资料都要定期做备份，例如放在公司伺服器的网路硬碟里，而且一个月review一次。此外，包括文件、多媒体档案、电子邮件、备忘资料，甚至像我的最爱这些网页资料，都要备份起来以防万一，避免要重新找资料的困扰。
补充.1：提高工作效率的7大守则
在工作或生活中，对烦杂的事物，想要有所改变的时候，最重要的是“心态”，也就是要“下定决心”。不要认为这是义务或是感到焦虑，而是把它当做“自己想做，所以去做”的事，那么便能开心地朝目标迈进。不要想得太严肃，找出尝试新事物的乐趣，这样应该就能有愉快的新发现。
在《史上最强整理术》一书中，设定了最实际的目标，介绍“七大守则”，让读者确定自己该进行的整理术。在每一个章节，讲解一个方法，并且叙述执行架构或具体方法。一起来看看“七大守则”是什么…
守则.1、掌握文件存放位置的习惯术：先不管好不好看，要能一拿就到手
守则.2、将新文件确实分类的习惯术：真正该优先的是效率，重要度低的工作优先处理
守则.3、每天进行管理与检查的习惯术：“等有时间再来…”，就一辈子都做不完了
守则.4、适时丢弃不需要物品的习惯术：派不上用场的东西，最后就只是被遗忘而已
守则.5、整顿脑中资讯的习惯术：平时就整理重点、强化记忆，届时才能活用资讯
守则.6、整理资讯来产生创意的习惯术：整理是为了提高产能，达成更具创造性的活动
守则.7、轻松整理电脑档案的习惯术：把纸本文件的分类法，应用在电脑上、并进阶整合
“七大守则”的用意，是不要被资讯的漩涡吞没、不要被时间追着跑、不要过着消耗殆尽的生活，而是根据自己的管理机制，自主掌控一切资料与讯息。
补充.2：档案管理实务3招改善搜寻乱象
一、档案命名原则
*.善用字元排序命名：如数字、英文、中文、特殊字元…
*.善用英数字及区隔：如“a01_日期_地点_作者_标题”…
*.档命不要有空格：空格会造成日后搜寻难度，建议可用“_”取代“空格”。
*.考虑扩充性及永久性：如“01、02、…”会比“1、2、…”更具可扩充性。
*.Office文件命名：档名切勿过长、不要用预设名称存档(没意义，且档明皆同)，应改以“关键字”加上述原则命名，以免日后搜寻困扰。
*.相片与影片命名：可直接以拍摄地点、日期、活动、人物命名，如“20140928_花莲_太鲁阁_家庭聚餐…”
二、资料夹分类原则
1.以日期分类：如“201502_台中灯会、150721_高雄2日游、…”
2.以主题分类：如“相片、音乐、Office文件分类、…”
3.善用英数字及区隔：如“a1_周报、a2_月报、…”
三、档案总管检视技巧
1.目录内之“多媒体类”档案数量较大时，可切换为“缩图”检视，可预览图片或多媒体内容。
2.目录内之“非多媒体类”档案数量较大时，可切换为“清单”或“详细资料”检视，如此档名排列较为整齐且容易检视。
3.“详细资料”检视可依“名称、大小、类型、修改日期、建立日期…”等切换不同类别排序检视。
4.不隐藏副档名设定：建议设定不要隐藏副档名，比较容易判断各类资料的属性，设定方式：资料夹选项->隐藏已知档案类型->取消勾选
5.“档案搜寻”：开始(左下角)->开始搜寻栏位输入关键字->搜寻、进阶搜寻…
