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20条帮助你提升工作效率的时间管理技巧

今天推荐的书籍是《时短术》,一本时间管理技巧的合集,值得翻看一下,找一些对自己有帮助的内容。因为技巧太多,随便整理20条。

1、尽量把不擅长的事情交给「专业」人士

在工作中把专业性不强的工作和不擅长领域的业务,交给专业人士效果会更好。

比如打扫卫生、搬家之类的工作,给公司内部进行培训的讲师工作等。

2、外出时要记下「出发时间」和「所需时间」

在笔记本上记下约会预定时,不要只写约会时间,而要把「出发时间」和「路程所要花费的时间」等,也都事前调查好、填写上比较好。

那样的话,「×点之前出发的话还是能完成工作的」「到那里需要×小时,在这期间读下一个项目的资料吧」,就能最大限度地利用空闲时间做有效的事情了。

3、写下实际花费的时间,宏观观察自己的工作

偶尔在一天结束时,打开笔记本,在当天日程表的空白处写下实际花费的时间来比较。

观察下有哪些时间被浪费了或者有哪些时间远远超出预期。

4、在工作的间隙设置一定时间的「预备时间」

不要把自己的日程安排的分秒不差,一旦有一项任务出现变故或延期就会影响下面的一长串任务。

要在任务和任务的间隙设置一个「预备时间」。即使工作延迟了,也可以利用预备时间解决,避免影响下一项任务。

5、在间隙时间内插入5分钟能完成的任务

会议或商谈的前后,在路程中产生的短暂时间,若是累积起来,就会成为很长的时间。

为了不浪费这些时间并有效地利用起来,可以事先准备好以利用这个间隙时间为目标的「5分钟就能完成的任务」,会收到很好的效果。

查阅新闻,整理笔记,确认资料等,如果是重要度和紧急度低的5分钟内就能完成的任务,就不太需要思考。因此,即便在会议或商谈这种要求思考的工作间隙去做,负担也很小,可以不必担心。

6、利用「计时器」熟悉工作的标准时间

为了使工作效率化,首先要掌握自己的现状。在制作企划书、总结报告等时候,如果知道自己日常的工作标准时间,就可以预防拖延工作了。

自己完成一项任务要花费多少时间?在反覆测量的过程中,自然就可以看到自己的标准时间。同时,如果能了解现状,将打破纪录当作目标的话,也能提高处理速度。

7、以「15分钟」为单位设置任务

在工作的过程中,有时会感到厌烦或没效率。这是注意力被打断的证据。

把眼前的工作以15分钟为单位进行划分,一个一个地处理,就能让注意力得以持续。

8、1分钟以内决定,1分钟以内行动

适当的紧张感,有提高判断力和行动力的效果,建议设定为「1分钟以内」。

首先是身体,要渗透进「1分钟以内决定,1分钟以内行动」的感觉。其结果是,不会浪费时间思考,能直觉性地展开正确的行动。

9、让行为「可视化」,客观分析每一天

你是怎样度过一天的呢?回忆自己的行动,也只剩下粗略的印象。把自己一天的行动好好地做一次「可视化」整理,就能进行客观的分析了。

6点30分起床,洗脸,吃饭,上厕所,离开家是7点20分……把从早上到就寝的一整天的行动尽可能详细记录,看一眼就能明白了。

如果是平日的话,24小时中最多的是工作时间,但是睡眠和饮食也很重要,也有做家务的时间。假日里,或是出去玩玩,或是搞搞兴趣爱好,抑或是明明也没有什么想看的节目,却一直没完没了地看电视,或埋头于游戏中浪费时间……经过「可视化」,就都可以看出来了,这也会成为重新审视自己的契机。

10、将工作进度「可视化」,然后多次确认,避免风险

如果工作周期长或是很复杂的话,出现各种各样错误的机率也会越来越高。为了避免这样的危机,有必要采取制作进度表之类的措施,将工作的进展状况「可视化」并多次反覆确认。

特别是在团队共同进行项目的情况下,请共享日程,制作出能够一览成员现在工作进程的进度表。

11、用「5%的空余时间」来做改善

挤出「5%的空余时间」。如果按照工作8小时来算的话,那大概就是25分钟。

在早起等方面确保自己的时间,就会觉得自己是工作的主导。然后仔细地思考,脑海中就可能闪现出被工作塞满时没注意到的提高业务效率的方法,就会发现自己也许做了没必要的工作。

12、上班后不要立刻打开电脑

很多人一启动电脑,首先要做的就是检查邮件和阅览网页。于是,或是写着邮件回复,或是一个接一个地浏览相关信息,时间一眨眼就过去了。

上班最初应该做的是制作「TO DO」列表,决定好回家的时间,决定好当天该做的工作的截止时间,这样就不难实现作业的效率化。

13、不要把时间花费在谁做结果都一样的工作上

简单的工作短时间就能做完,重要的工作则必须多花费时间。

根据工作的难易度,重新制订工作计划和分配时间,这将使工作成果最大化。

14、拒绝」时不要犹豫

在不了解的情况下被卷入紧急工作的话,要毫不犹豫地拒绝。要把拒绝的理由简洁、认真地表达出来

要拒绝的话,尽早地表明是很重要的,如果采取「我知道了」的态度,之后再拒绝是最糟糕的。

15、如果想不明白的话,与其烦恼不如直接问别人

如果工作中有不明白的地方,首先要自己思考。如果还是不明白的话,最好早点儿询问别人。

如果向前辈或有相似工作经验的人请教的话,很多时候也能不浪费时间地做好。而且,你向对方求教的姿态,也会让对方想向你伸出援手。

16、把谁都能做的工作交给别人

要一个一个地重新审视,如果是「即使不是自己也能做的工作」,就有必要交给别人。工作刚开始的时候自己全权处理,之后就成了例行工作,毫无波澜地顺利进行着——这样的工作可以分配给任何人。

17、商务服装的搭配要模式化

聚餐日或接待日的服装、办公室业务集中的日子的服装、发表演讲的日子的「决胜服装」等,如上所说,事前考虑好各种商务场合最适合的搭配,然后重复这种穿法是最有效率的办法。

18、「站着工作」处理能力会上升

实际上,坐在椅子上工作很容易让人陷入沉思,也经常导致会谈延长。特意「站着工作」的话,因为这个姿势很难受,为了早点儿结束工作,处理能力就会自然地提高。

会谈之类的事,站着的话,应该也会进展得更迅速。

19、把步幅增加10厘米来走路

要试着问一下亲近的人,自己走路是不是没干劲地趿拉着步子。如果走路无精打采的话,就把步幅增加10厘米,这样看起来的形态和感觉都会不同。

自然地采取正确的姿势走路,对健康也有好处,能给周围的人带来明朗积极的印象。走路的方式是所有行为方式的基础。扩大步幅的话,速度和干劲都会提高。

20、日常工作中使用检查列表来防止犯错

明明是自己做的工作,却总是意想不到地犯错误。对于做过很多次的业务,要做好检查列表,不要放过习惯性的错误。

顺着业务流程列出需要检查的项目,试着从实际工作的开头检查到结尾,检查有没有错误和遗漏之处。制作这个检查列表本身就是对工作的重新评估,可能会发现没必要再检查的项目。

责任编辑: 宋云   来源:warfalcon 转载请注明作者、出处並保持完整。

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